In diesem Artikel informiere ich Sie über zwei Punkte, die oft vergessen oder falsch gemacht werden:
Gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung sind Sie verpflichtet, Ihre Jahresabschlüsse zehn Jahre lang aufzubewahren (*). Dazu zählt natürlich auch Ihre eBilanz.
Grundsätzlich sollten Sie also zunächst Ihre eBilanz-Datei aufbewahren (Dateityp "mye"; im Windows-Explorer als "myebilanz-Konfigurationsdatei" dargestellt). Falls Sie mit Kontensalden gearbeitet haben, müssen Sie parallel dazu auch Ihre CSV-Datei mit den Kontensalden aufbewahren (bzw. im Fall einer Datenbank die Daten zehn Jahre lang verfügbar halten).
Parallel dazu ist es ratsam, für den Fall technischer Probleme oder bei Datenverlust einen Ausdruck Ihrer eBilanz vorzunehmen. Dazu rufen Sie in myebilanz (unmittelbar vor oder nach der Übermittlung) die Programmfunktion "Ansicht - HTML-Anzeige" auf und verwenden die Druckfunktion Ihres Browsers. Drucken Sie Ihre eBilanz entweder auf Papier aus und archivieren Sie den Ausdruck; und/oder wählen sie den Drucker "Microsoft Print to PDF" aus und archivieren Sie die daraus resultierende PDF-Datei. So haben Sie wenigstens noch die Zahlen verfügbar, falls die alte eBilanz aus irgendwelchen Gründen nicht mehr vorhanden oder nicht mehr lesbar sein sollte.
Die Verfügbarkeit Ihrer Vorjahres-eBilanz ist aber auch noch aus einem anderen Grund sinnvoll und nützlich:
Ihr Eigenkapital bzw. Betriebsvermögen muss am 1.1. eines jeden Jahres (Anfangswerte) natürlich identisch sein mit Ihrem Eigenkapital bzw. Betriebsvermögen am 31.12. des Vorjahres (Jahresabschlussbilanz) - schließlich kann nicht über Nacht plötzlich von selbst Kapital entstehen oder verschwinden.
Dieser Zusammenhang zwischen den Jahren heißt "Bilanzstetigkeit".
myebilanz kann dies nicht prüfen, da in einer eBilanz grundsätzlich keine Vorjahreswerte enthalten sind. Sie erhalten bei der ELSTER-Validierung daher stets "Erfolg" (wenn ansonsten keine Fehler enthalten sind), auch wenn Sie als Anfangskapital irgendetwas angeben, das von Ihrem Vorjahres-Kapital abweicht.
Dem Finanzamt liegt Ihre Vorjahres-eBilanz aber natürlich vor, und dort wird auch geprüft, ob das Anfangskapital in Ihrer aktuellen Bilanz Ihrem "End-Kapital" in Ihrer Vorjahresbilanz entspricht. Falls nicht, werden Sie von Ihrem Finanzamt zur "Bilanzkorrektur mangels Stetigkeit" aufgefordert.
Wenn Sie nun Ihr Vorjahres-Endkapital nicht mehr wissen (weil Sie Ihre Vorjahres-eBilanz gelöscht haben), haben Sie (nicht nur mit der eBilanz) ein gewaltiges Problem. (Und auch ich kann Ihnen per Supportanfrage nicht helfen, da ich Ihre Vorjahreszahlen ja auch nicht kenne.)
Ich empfehle Ihnen daher dringend:
1. die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten
2. auf Ihre Bilanzstetigkeit zu achten (Anfangskapital des Jahres X+1 = Endkapital des Jahres X)
Wie Sie Ihr Eigenkapital korrekt in der Bilanz darstellen, finden Sie im Handbuchkapitel 15.4; der Betriebsvermögensvergleich (nötig ab Taxonomie 6.4) ist im Kapitel 8.2.9 ausführlich erläutert.
(*) Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Da dies immer erst das Folgejahr eines Wirtschaftsjahres ist, bedeutet das, dass Sie z.B. Ihre eBilanz für 2022 (die Sie 2023 erstellt haben), erst am 1.1.2034 entsorgen dürfen.