myebilanz – die Freeware-eBilanz aus MySQL-Datenbanken und CSV-Dateien

 

Aktuelle Version: 0.6.5.0 vom 22.09.2016: Änderungshinweise; Download
Jetzt auch für Linux und OS X (mit WINE) geeignet!
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myebilanz-Screenshot ELSTER-Logo

Was ist myebilanz?

Für Wirtschaftsjahre seit 2013 müssen bilanzierende Unternehmen den Jahresabschluss elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln (ähnlich der Anlage "EÜR" bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG). Während es für die EÜR-Übermittlung jedoch jede Menge "Low-Cost-Software" im Rahmen der Einkommensteuererklärung gibt, habe ich keinerlei vernünftige und bezahlbare eBilanz-Software für Klein(st)unternehmer gefunden – vermutlich ist dafür der Markt zu klein, als dass sich so eine Entwicklung kommerziell lohnen würde.

Da ich selbst eine solche Software benötige, habe ich daher das Projekt myebilanz begonnen. myebilanz ist ein (Windows-)Programm, das aus Kontensalden in einer MySQL-Datenbank eine elektronische Bilanz erzeugt und über das Internet an die Finanzverwaltung übermittelt. Alternativ können die Kontensalden auch aus einer CSV-Datei eingelesen werden, falls kein direkter Zugriff auf den MySQL-Server zur Verfügung steht. Seit Version 0.3.3.1 funktioniert myebilanz auch (unter WINE) auf Linux-Systemen!

Warum aus MySQL? Viele kleinere Fibu-Programme speichern ihre Daten (Buchungen, Konten, Salden...) in einer MySQL-Datenbank. myebilanz ist daher unabhängig von der verwendeten Fibu-Software und kann die MySQL-Daten direkt auslesen, so dass die eBilanz ohne manuelle Eingabe direkt aus Ihren Fibu-Daten erstellt werden kann. Und mit dem CSV-Import ist myebilanz noch flexibler.

Wie funktioniert myebilanz?

Die "Grundlage der Basis des Fundaments" ist eine Konfigurationsdatei ("INI-Datei"), in der Sie Ihre spezielle Kontenzuordnung zu den Bilanz-(und GuV-)-positionen angeben. Dies müssen Sie natürlich nur "einmal im Leben" machen (einige – sicher unvollständige – Beispiele für Einzelunternehmer, Personen- und Kapitalgesellschaften mit SKR03 und SKR04 sind außerdem als Muster beigefügt). In dieser Datei geben Sie auch Ihre Firmendaten (Name, Adresse, Steuernummer etc.) an, ebenso wie die Daten Ihres MySQL-Servers (Adresse, Login-Daten, SELECT-Befehl zur Abfrage der Kontensalden); alternativ den Namen der CSV-Datei mit den Buchungskontonummern, -salden und -bezeichnungen.

Danach erstellen Sie per Mausklick aus Ihren Fibu-Daten die eBilanz, prüfen sinnvollerweise erst einmal lokal, ob alles in Ordnung ist, und übertragen schließlich die Bilanz an die Finanzverwaltung – fertig!

Für wen ist myebilanz geeignet?

In erster Linie natürlich für mich selbst – deswegen habe ich es ja programmiert! Das heißt: Im wesentlichen für kleine Einzelunternehmer, e.K., GbR, GmbH/UG/Ltd. oder Stiftungen, die bilanzieren wollen oder müssen und die ihre Buchführung mit einem "SOHO"-(Small Office/Home Office)System erledigen, das seine Daten auf einem MySQL-Server o.ä. speichert. "Exotischere" Rechtsformen als die genannten könnten theoretisch auch funktionieren, allerdings habe ich das nicht weiter getestet.

Eine Randbedingung ist allerdings, dass Ihre Bilanz fertig und richtig ist (d.h. die in Ihrer Fibu-Software erzeugte Bilanz muss bereits korrekt aus den Kontensalden ermittelt werden können). myebilanz erzeugt keine Bilanz! Und: Durch die zahlreichen Freiheitsgrade bei den Einstellungen in der INI-Datei kann es eine Zeitlang dauern, bis Sie einen gültigen Datensatz erstellt haben – es geht leider nicht "automagisch". Ein bisschen Geduld (und Lust am "Herumfummeln") sollten Sie also schon mitbringen.

Und: Sie sollten ein wenig "computeraffin" sein, d.h. Sie sollten fähig sein, im Windows-Explorer mit Ordnern zu hantieren, Dateien zu kopieren oder zu verschieben, Textdateien zu bearbeiten und ähnliche Dinge. Sie wissen, wie man ein ELSTER-Online-Zertifikat erzeugt (oder haben bereits eines) und googeln auch erst mal, wenn Ihnen etwas unklar ist.

Was kann myebilanz?

myebilanz beinhaltet die folgenden Funktionen:

Für die letzten drei Funktionen muss eine funktionierende Internet-Verbindung bestehen (für die Erzeugung/Anzeige der Nutzdaten und lokale Validierung durch ELSTER dagegen nicht).

Zu jeder eBilanz-Position kann auf Wunsch mit eingesandt werden:

Schließlich kann ein "globaler" Anhang im (einfachen) XHTML-Format mit eingesandt werden. Sie können hier z.B. Ihr Inventarverzeichnis mitliefern, das Sie vorher mit dem in myebilanz enthaltenen Konvertierprogramm ConvertWisoAfA aus dem Verzeichnis der abnutzbaren Anlagegüter (als PDF-Datei) des WISO Steuer-Sparbuchs erstellt haben (wofür derzeit noch eine Vollversion von Adobe Acrobat installiert sein muss; der kostenlose Reader genügt nicht. In einer künftigen Programmversion wird die Konvertierung "einfach so" gehen).

Was ist mit myebilanz nicht möglich?

Alle Möglichkeiten der elektronischen Rechnungslegung zu programmieren, wäre ein Projekt von mehreren Mannjahren... daher habe ich mich in der ersten Version im wesentlichen auf das beschränkt, was ich selber brauche. Derzeit gibt es die folgenden Einschränkungen:

Steuertechnisches:

ELSTER-Technisches:

Programmtechnisches:

Wird myebilanz weiterentwickelt?

Aber sicher! Einige Dinge sind bereits in Planung:

Verbesserungen und Erweiterungen in der eBilanz-Funktionalität selbst bleiben dabei selbstverständlich kostenlos; Zusatzfunktionen, die lediglich dem Komfort dienen (aber für die eBilanz-Funktionalität nicht zwingend nötig sind), können Sie mit der "PLUS"-Version für einen moderaten Preis dazukaufen.

Wieviel kostet myebilanz?

Die BASIS-Version kostet nichts. Auch mit dieser einfachen Variante können Sie bereits Ihre eBilanz übermitteln! Ansonsten gilt folgendes Geschäftsmodell:

Wer ist hier eigentlich dauernd "ich"?

Gestatten, Dipl.-Ing. Matthias Hanft, Entwickler der Software KONTOPRUEF zum Testen von Bankverbindungen und Adressen und zur SEPA-Konvertierung. Unternehmen gegründet 1986, langjährige Erfahrung mit Datenprüfung, -konvertierung, -verarbeitung, -übermittlung, -analyse, vor allem im Finanzbereich.

Wo gibt es die Software?

Einfach hier herunterladen: (ca. 27 MB inkl. ELSTER-Komponenten)

Wenn Sie zusätzlich die besonders komfortable Bedienung wünschen: (Weiterleitung zur Bestell-Website)

Wundern Sie sich bitte nicht über ggf. abweichende Servernamen beim Download. Software-Downloads speichere ich auf unterschiedlichen Servern, die sich jederzeit ändern können. Alle meine Programme sind jedoch mit einer digitalen Signatur ausgestattet, durch die Sie die Integrität prüfen können. Evtl. müssen Sie dazu das Stammzertifikat von cacert.org installieren.

Bitte beachten Sie den folgenden Datenschutzhinweis der Finanzverwaltung:

Mit dieser Software werden personenbezogene Daten im Sinne des § 3 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zum Zwecke der Verarbeitung erhoben. Neben den reinen Daten, die zur Steuerveranlagung benötigt werden, erhebt die Software Daten über die Art und Version des Betriebssystems des Nutzers und übermittelt diese an die Finanzverwaltung. Diese Daten werden benötigt, um die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten sicherzustellen und Fehlern im Verarbeitungsprozess vorzubeugen. Die Nutzung der Daten erfolgt im Rahmen des § 14 BDSG durch die Finanzverwaltung und nur für den genannten Zweck.

Anmerkung: Obiges gilt für die Server der Finanzverwaltung. Mit dem myebilanz-Server wird nur Kontakt aufgenommen zum Zweck des Programm-Updates; personenbezogene Daten (oder gar Inhalte der erzeugten Bilanz etc.) werden dorthin in keinem Fall übermittelt (außer natürlich, wenn Sie mit der Programmfunktion „Hilfe – Fehlersuche – Dateien an Support einsenden” aktiv um Support und Fehlerbehebung bitten und dazu logischerweise Ihre fehlerhaften Daten zur Korrektur übermitteln müssen).

Mit welchen Fibu-Programmen kann ich myebilanz einsetzen?

Im Prinzip können Sie myebilanz mit jeder Fibu-Software einsetzen, die...

Eine solche CSV-Datei können Sie z.B. mit der Online-Buchführung Collmex erstellen. Unmittelbar an myebilanz angepasst ist die Fibu-Software Textbuch, die für Windows, Linux und Mac erhältlich ist.

Wie bleibe ich auf dem laufenden?

Wenn Sie gelegentlich E-Mails mit aktuellen Informationen zum Programm (und zur eBilanz allgemein) erhalten möchten, können Sie sich in eine Mailingliste eintragen. Sie können dazu ganz einfach eine E-Mail an myebilanz-join@lists.hanft.de senden (Betreff und Text sind egal). Sie erhalten dann zunächst per E-Mail eine Aufforderung zur Bestätigung Ihres Eintrags, die Sie per Antwort-E-Mail oder durch den Aufruf einer darin genannten Website durchführen können.

Zum Verlassen der Mailingliste senden Sie eine E-Mail an myebilanz-leave@lists.hanft.de (wiederum Betreff und Text egal), wodurch Sie eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erhalten, die Sie zum endgültigen Verlassen der Mailingliste befolgen müssen.

Alternativ zur E-Mail können Sie auch das Web-Interface der Mailingliste benutzen (öffnet sich in einem neuen Fenster).

Ihre E-Mail-Adresse wird nur zum Versand dieser eBilanz-Informationen benutzt und an niemanden weitergegeben. Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Spamfilter Mails aus dieser Mailingliste durchlässt (der Absender ist i.d.R. info@myebilanz.de oder mh@myebilanz.de; der Betreff beginnt stets mit [myebilanz]), da Sie bei wiederholter Unzustellbarkeit ansonsten möglicherweise automatisch aus der Mailingliste entfernt werden.

Wie kann ich mich sonst noch informieren?

Ich habe ein Webforum eingerichtet, in dem ich selbst Ankündigungen, Neuigkeiten sowie Tipps & Tricks bereitstelle. Daneben können Anwender selbst Beiträge einstellen und diskutieren.

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Kurzkurzanleitung

Neben dieser "Kurzkurzanleitung" gibt es ein ausführliches PDF-Handbuch, das im Installationspaket enthalten ist, das Sie aber auch vorab lesen können (und sollten, falls Sie nicht sicher sind, ob myebilanz das richtige eBilanz-Programm für Sie ist).

  1. Laden Sie das SETUP-Programm herunter und starten Sie die Installation.
  2. Nach der Installation starten Sie das Programm und wählen die Menüfunktion "Datei - Neu" und legen (in einem Ordner Ihrer Wahl) eine neue ("INI"-)Datei mit Ihrem Steuerfall an. Sie können dabei eine der mitgelieferten Vorlagen verwenden, aber auch eine Neuanlage ganz ohne Vorlage ist kein Problem.
  3. Tragen Sie in die Stammdaten Ihre eigenen Firmendaten ein (Name etc., Steuernummern, Daten des MySQL-Servers oder Name der CSV-Datei etc.) und ordnen Sie Ihre Fibu-Konten den einzelnen eBilanz-Positionen zu.
  4. Dort, wo Ihre INI-Datei steht, können Sie einen Ordner footnotes anlegen, in dem Sie die XHTML-Dateien für die Fußnoten speichern. Wenn dort eine HTM-Datei mit dem gleichen Namen wie die Bilanzposition existiert (z.B. bs.eqLiab.accruals.other.htm für die Position Sonstige Rückstellungen), wird diese XHTML-Datei automatisch der jeweiligen Bilanzposition als Fußnote hinzugefügt.
    XHTML bedeutet – im Gegensatz zu "herkömmlichem" HTML –, dass jeder geöffnete Tag auch wieder geschlossen werden muss. Schreiben Sie also nicht einfach <p>, wenn Sie einen Absatz einfügen wollen, sondern schreiben Sie den Absatz zwischen <p> und </p>. Zeilenumbrüche bewerkstelligen Sie mit <br/> (hier wird das Tag implizit gleich wieder geschlossen, ebenso wie z.B. mit <td/> bei leeren Tabellenfeldern). Und verwenden Sie keine Entities wie z.B. &nbsp; oder &auml; und auch kein €-Symbol. Bei der Validierung werden Ihnen die ggf. ungültigen Stellen zusammen mit der ungefähren Zeilennummer und der jeweiligen Fehlerzeile angezeigt.
  5. Wählen Sie die Funktion Nur Anzeige des generierten Datenteils (und kreuzen Sie "als XML" dabei nicht an). Korrigieren Sie ggf. Ihre Kontenzuordnungen, bis die angezeigten Werte mit Ihrer "Papier-Bilanz" übereinstimmen.
  6. Starten Sie die Validierung und beseitigen Sie ggf. die angezeigten Fehler. Diesen Schritt wiederholen Sie so lange, bis keine Fehler mehr angezeigt werden (sondern "Erfolg").
  7. Wenn Sie mögen, können Sie den erzeugten Inhalt mit der Funktion "Nur Anzeige als XML" (zur Abschreckung...) einmal kurz überfliegen. Hiermit können Sie auch prüfen, ob Ihre Fußnoten und ggf. die Kontensalden und -bezeichnungen ordnungsgemäß eingefügt wurden.
  8. Zum Test können Sie die Funktion "Testsendung" benutzen. Dabei wird die Bilanz an die Finanzverwaltung übermittelt, aber mit einem Testmerker, so dass sie unmittelbar nach dem Empfang vernichtet wird.
  9. Und wenn Sie schließlich ganz sicher sind, dass alles stimmt, können Sie die Bilanz rechtlich verbindlich als "Echtfall" übertragen – fertig!

Weitere hilfreiche Downloads:
eBilanz-Taxonomien
Zuordnung der Fibu-Konten zu den Bilanz- und GuV-Positionen

Außerdem muss der Adobe Reader installiert sein.

Und falls Sie noch Hilfe beim Erstellen der eigentlichen Bilanz benötigen, kann ich Ihnen die nebenstehenden Bücher empfehlen. Das erste Buch ist von mir selbst und beschreibt umgangssprachlich und praxisnah, wie man generell bucht und was man für den Jahresabschluss alles beachten muss; die beiden anderen Bücher sind von einem anderen Autor und beschreiben ausführlich (nur) die Jahresabschlussarbeiten, einmal für Einzelunternehmer und einmal für Kapitalgesellschaften:

Kontakt

Ich würde mich sehr über Ihre Rückmeldungen freuen, positive wie negative (funktioniert das Programm bei Ihnen; konnten Sie Ihre Bilanz erfolgreich erstellen bzw. übermitteln; haben Sie Schwierigkeiten; an welchen Stellen brauchen Sie bessere Hilfestellungen etc.). Sie können einfach eine E-Mail an mich senden oder (auch anonym) das untenstehende Kontaktformular ausfüllen.

Um das Formular absenden zu können, geben Sie hier bitte das Ergebnis von "eins plus eins" ein (1 Ziffer):

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